4. Kunden und Benachrichtigungen

Registrierungen freischalten und verwalten

Übersicht

Unter eCom \ Kundenregistrierung verwalten Sie die Zugänge Ihrer Kunden.

Der Bereich hat zwei Listen: offene Registrierungen und abgeschlossene Registrierungen.

Wie das Zugangsmodell funktioniert und welche E-Mails dabei ausgelöst werden, steht in der Leistungsbeschreibung auf der Seite Zugangsmodell.

Offene Registrierungen

Hier stehen die Kunden, die nicht automatisch registriert werden konnten, weil es bei der Anmeldung Abweichungen zu den Stammdaten aus dem ERP-System gab.

Zwei Möglichkeiten:

Aktion Ergebnis
Kunden trotzdem freischalten Der Kunde erhält die E-Mail Registrierung - Neues Passwort und kann sich anmelden.
Registrierung löschen Der Eintrag verschwindet, der Kunde erhält keinen Zugang.

Häufige Ursache ist eine fehlende oder syntaktisch falsche E-Mail-Adresse im Kundenstamm. Sauberer als das Freischalten ist dann, die Adresse im ERP-System zu korrigieren. Der Kunde fordert den Zugang anschließend erneut an.

Abgeschlossene Registrierungen

Hier stehen alle registrierten Kunden. Drei Möglichkeiten:

Aktion Wann sinnvoll
E-Mail-Adresse verändern Der Kunde kommt an seine hinterlegte Adresse nicht mehr heran.
Passwort zurücksetzen Der Kunde kann sich nicht anmelden und Passwort vergessen hilft nicht.
Registrierung löschen Der Zugang soll entzogen werden.

Besonderheiten bei Kundennummern

Noch nicht verifiziert: Die beiden folgenden Punkte sind nicht geprüft.

Beides wäre eine mögliche Ursache dafür, dass ein Eintrag beim Suchen scheinbar fehlt.

Damit Sie von Anfragen erfahren

Das E-Mail-Abo eCom - Kundenregistrierung muss eingerichtet sein. Ohne dieses Abo erfahren Sie nicht, dass eine Registrierung wartet oder dass eine Adresse im ERP-System korrigiert werden muss.

E-Mail-Abos einrichten und Templates pflegen

Übersicht

Der E-Mail-Versand des Shops hat zwei Schrauben, und bei Problemen ist fast immer eine von beiden die Ursache:

Schraube Ort Steuert
Abo Verwaltung \ E-Mail Abos wer eine E-Mail bekommt
Template Grundkonfiguration \ Einstellungen \ E-Mail-Inhalte verwalten was darin steht

Abos einrichten

Für eCom sind zwei Gruppen von Abos relevant, und das ist die wichtigste Unterscheidung in diesem Kapitel.

Abos, die nur eCom betreffen

Diese tragen das Präfix eCom - :

Abo-Typ Abonnent erhält Pflicht
eCom - Kontaktformular Anfragen aus dem Kontaktformular
eCom - Kundenregistrierung Neukunden-Anfragen und Registrierungen mit Stammdaten-Abweichung
eCom - Benachrichtigung bei fehlgeschlagenem ERP Export Meldung, wenn ein Shop-Auftrag im Server nicht verarbeitet werden konnte ja
eCom - Aufträge anlegen Meldung über Aufträge aus dem Shop, mit Positionsauflistung im Mailtext

Allgemeine Abos, die auch für eCom gelten

Diese tragen kein Präfix, weil sie für den Shop und für den normalen Betrieb gelten. Bekannt sind:

Abo-Typ Wird durch den Shop ausgelöst bei
Versand von Aufträgen incl. Excel jeder Bestellung — ergänzt die Bestellmail um eine Excel-Datei
Kundenstammdatenänderung einer Adressänderung über Mein Profil

Achtung: Wer die Abo-Liste nach „eCom" filtert, sieht nur die erste Gruppe. Die allgemeinen Abos fallen dabei durch — und mit ihnen zwei Benachrichtigungen, die der Shop tatsächlich auslöst. Gehen Sie die Liste beim Einrichten daher einmal ungefiltert durch.

So richten Sie ein Abo ein:

  1. Verwaltung \ E-Mail Abos öffnen.
  2. Abo-Typ wählen und die zuständigen Empfänger zuordnen.
  3. Speichern.

Achtung: Das Abo für den fehlgeschlagenen ERP-Export ist ein Pflicht-Abo. Ohne dieses Abo bemerkt niemand, dass eine Kundenbestellung nicht im ERP-System angekommen ist.

Templates pflegen

Unter Grundkonfiguration \ Einstellungen \ E-Mail-Inhalte verwalten wählen Sie über das Feld Typ das zu bearbeitende Template.

Für eCom relevant sind:

Template-Typ
Kontaktformular
Bestellung
Registrierung - Neues Passwort
Registrierung - Email Neu
Passwort vergessen
Passwort zurücksetzen
Neukundenregistrierung
Email ändern

Welcher Vorgang welche E-Mail auslöst

Diese Tabelle ist das Werkzeug für die Frage „warum kommt keine E-Mail" oder „warum steht der falsche Text drin":

Hinweis: Das Abo Kundenstammdatenänderung entstand aus der Zusammenlegung zweier früherer Abos.

Vorgang im Shop Template Versand über An Kunde An Innendienst
Noch kein Kunde Neukundenregistrierung Abo eCom - Kundenregistrierung x
Noch kein Zugang, Stammdaten abweichend Registrierung - Email Neu Abo eCom - Kundenregistrierung x
Noch kein Zugang, Stammdaten in Ordnung Registrierung - Neues Passwort Abo eCom - Kundenregistrierung x x
Zugang manuell freigeschaltet Registrierung - Neues Passwort Abo eCom - Kundenregistrierung x x
Passwort vergessen Passwort vergessen ohne Abo x
Klick auf den Link in dieser E-Mail Passwort zurücksetzen ohne Abo x
Bestellung Bestellung Abo eCom - Aufträge anlegen x x
Kontaktformular Kontaktformular Abo eCom - Kontaktformular x
Bestellung fehlerhaft — Abo eCom - Benachrichtigung bei fehlgeschlagenem ERP Export x
Adressänderung im Shop kein Template Abo Kundenstammdatenänderung x
Passwort im Shop ändern — keine E-Mail
E-Mail-Adresse im Shop ändern Email ändern ohne Abo x

Excel-Datei zur Bestellmail

Die Bestellmail kann die Positionen zusätzlich als Excel-Datei im Anhang mitbringen. Dafür sind zwei Abos nötig:

Abo Wirkung
eCom - Aufträge anlegen Die Bestellmail wird überhaupt verschickt, mit Positionsauflistung im Text.
Versand von Aufträgen incl. Excel Die Excel-Datei wird erzeugt und angehängt.

Ohne das zweite Abo kommt die Mail ohne Excel.

Der Aufbau der Excel-Datei ist fest und lässt sich nicht konfigurieren.

Versand von Aufträgen incl. Excel gehört zu den allgemeinen Abos ohne Präfix — siehe oben.

Für viele Innendienste ist das Excel die Datei, mit der tatsächlich gearbeitet wird. Meldet jemand, die Bestellmail sei unbrauchbar, ist das fehlende zweite Abo die erste Stelle zum Nachsehen.

Verhalten im Testsystem

Im Testsystem gehen die E-Mails nicht an den Kunden, sondern an die E-Mail-Adresse des eCom-Mitarbeiters aus Grundkonfiguration \ Mitarbeiter. Das gilt auch für die E-Mail mit dem sichtbaren Kennwort.

An welche Adresse die Kundenmails gehen

Empfänger ist immer die E-Mail-Adresse des eCom-Benutzers, also die des Shop-Zugangs — nicht die Adresse aus dem Kundenstamm. Ändert der Kunde sie im Shop über E-Mail-Adresse ändern, gehen ab der Bestätigung alle weiteren Mails an die neue Adresse. Die Stammdaten bleiben davon unberührt.

Belegt ist das für Passwort vergessen und die Bestellbestätigung.

Im Testsystem gehen alle Mails an die Adresse des eCom-Mitarbeiters. Im Text steht dann „Die E-Mail Empfänger wurden im Test System umgeschrieben! Die Original Email-Empfänger waren: …" — daran lässt sich der tatsächliche Empfänger ablesen, ohne ein zweites Postfach zu brauchen.

Was in der Bestellbestätigung an den Kunden steht

Im Auslieferungszustand enthält die Mail an den Kunden nur eine kurze Danksagung — keine Positionen, keine Summen, keinen Rabatt.

Ändern lässt sich das auf zwei Ebenen:

Was Wo Wer
Wortlaut der E-Mail Grundkonfiguration \ Einstellungen \ E-Mail Inhalte Sie selbst
Positionsauflistung in der Kundenmail eigenes Template Ihr Projektleiter bei DeDeNet

Die Positionen lassen sich also mitschicken — dafür wird ein Template hinterlegt, und das übernimmt der Projektleiter. Wenden Sie sich dazu an Ihren Ansprechpartner bei DeDeNet.

Die interne Benachrichtigung an den Innendienst führt die Positionen dagegen von Haus aus auf.

Betreffzeilen weichen von den Templatenamen ab

Beim Zurücksetzen des Kennworts ist das belegt:

Template Betreff der E-Mail
Passwort vergessen Anforderung - Passwort zurücksetzen
Passwort zurücksetzen Bestätigung - Passwort zurückgesetzt

Wer eine E-Mail anhand ihres Betreffs einem Template zuordnen will, sucht also unter einem anderen Namen. Bei den übrigen Templates ist der Betreff nicht erfasst.