E-Mail-Abos einrichten und Templates pflegen

Übersicht

Der E-Mail-Versand des Shops hat zwei Schrauben, und bei Problemen ist fast immer eine von beiden die Ursache:

Schraube	Ort	Steuert
Abo	Verwaltung \ E-Mail Abos	wer eine E-Mail bekommt
Template	Grundkonfiguration \ Einstellungen \ E-Mail-Inhalte verwalten	was darin steht

Abos einrichten

Für eCom sind zwei Gruppen von Abos relevant, und das ist die wichtigste Unterscheidung in diesem Kapitel.

Abos, die nur eCom betreffen

Diese tragen das Präfix eCom - :

Abo-Typ	Abonnent erhält	Pflicht
`eCom - Kontaktformular`	Anfragen aus dem Kontaktformular
`eCom - Kundenregistrierung`	Neukunden-Anfragen und Registrierungen mit Stammdaten-Abweichung
`eCom - Benachrichtigung bei fehlgeschlagenem ERP Export`	Meldung, wenn ein Shop-Auftrag im Server nicht verarbeitet werden konnte	ja
`eCom - Aufträge anlegen`	Meldung über Aufträge aus dem Shop, mit Positionsauflistung im Mailtext

Allgemeine Abos, die auch für eCom gelten

Diese tragen kein Präfix, weil sie für den Shop und für den normalen Betrieb gelten. Bekannt sind:

Abo-Typ	Wird durch den Shop ausgelöst bei
`Versand von Aufträgen incl. Excel`	jeder Bestellung — ergänzt die Bestellmail um eine Excel-Datei
`Kundenstammdatenänderung`	einer Adressänderung über Mein Profil

Achtung: Wer die Abo-Liste nach „eCom" filtert, sieht nur die erste Gruppe. Die allgemeinen Abos fallen dabei durch — und mit ihnen zwei Benachrichtigungen, die der Shop tatsächlich auslöst. Gehen Sie die Liste beim Einrichten daher einmal ungefiltert durch.

So richten Sie ein Abo ein:

Verwaltung \ E-Mail Abos öffnen.
Abo-Typ wählen und die zuständigen Empfänger zuordnen.
Speichern.

Achtung: Das Abo für den fehlgeschlagenen ERP-Export ist ein Pflicht-Abo. Ohne dieses Abo bemerkt niemand, dass eine Kundenbestellung nicht im ERP-System angekommen ist.

Templates pflegen

Unter Grundkonfiguration \ Einstellungen \ E-Mail-Inhalte verwalten wählen Sie über das Feld Typ das zu bearbeitende Template.

Für eCom relevant sind:

Template-Typ
Kontaktformular
Bestellung
Registrierung - Neues Passwort
Registrierung - Email Neu
Passwort vergessen
Passwort zurücksetzen
Neukundenregistrierung
Email ändern

Welcher Vorgang welche E-Mail auslöst

Diese Tabelle ist das Werkzeug für die Frage „warum kommt keine E-Mail" oder „warum steht der falsche Text drin":

Hinweis: Das Abo Kundenstammdatenänderung entstand aus der Zusammenlegung zweier früherer Abos.

Vorgang im Shop	Template	Versand über	An Kunde	An Innendienst
Noch kein Kunde	Neukundenregistrierung	Abo eCom - Kundenregistrierung		x
Noch kein Zugang, Stammdaten abweichend	Registrierung - Email Neu	Abo eCom - Kundenregistrierung		x
Noch kein Zugang, Stammdaten in Ordnung	Registrierung - Neues Passwort	Abo eCom - Kundenregistrierung	x	x
Zugang manuell freigeschaltet	Registrierung - Neues Passwort	Abo eCom - Kundenregistrierung	x	x
Passwort vergessen	Passwort vergessen	ohne Abo	x
Klick auf den Link in dieser E-Mail	Passwort zurücksetzen	ohne Abo	x
Bestellung	Bestellung	Abo eCom - Aufträge anlegen	x	x
Kontaktformular	Kontaktformular	Abo eCom - Kontaktformular		x
Bestellung fehlerhaft	—	Abo eCom - Benachrichtigung bei fehlgeschlagenem ERP Export		x
Adressänderung im Shop	kein Template	Abo Kundenstammdatenänderung		x
Passwort im Shop ändern	—	keine E-Mail
E-Mail-Adresse im Shop ändern	Email ändern	ohne Abo	x

Excel-Datei zur Bestellmail

Die Bestellmail kann die Positionen zusätzlich als Excel-Datei im Anhang mitbringen. Dafür sind zwei Abos nötig:

Abo	Wirkung
`eCom - Aufträge anlegen`	Die Bestellmail wird überhaupt verschickt, mit Positionsauflistung im Text.
`Versand von Aufträgen incl. Excel`	Die Excel-Datei wird erzeugt und angehängt.

Ohne das zweite Abo kommt die Mail ohne Excel.

Der Aufbau der Excel-Datei ist fest und lässt sich nicht konfigurieren.

Versand von Aufträgen incl. Excel gehört zu den allgemeinen Abos ohne Präfix — siehe oben.

Für viele Innendienste ist das Excel die Datei, mit der tatsächlich gearbeitet wird. Meldet jemand, die Bestellmail sei unbrauchbar, ist das fehlende zweite Abo die erste Stelle zum Nachsehen.

Verhalten im Testsystem

Im Testsystem gehen die E-Mails nicht an den Kunden, sondern an die E-Mail-Adresse des eCom-Mitarbeiters aus Grundkonfiguration \ Mitarbeiter. Das gilt auch für die E-Mail mit dem sichtbaren Kennwort.

An welche Adresse die Kundenmails gehen

Empfänger ist immer die E-Mail-Adresse des eCom-Benutzers, also die des Shop-Zugangs — nicht die Adresse aus dem Kundenstamm. Ändert der Kunde sie im Shop über E-Mail-Adresse ändern, gehen ab der Bestätigung alle weiteren Mails an die neue Adresse. Die Stammdaten bleiben davon unberührt.

Belegt ist das für Passwort vergessen und die Bestellbestätigung.

Im Testsystem gehen alle Mails an die Adresse des eCom-Mitarbeiters. Im Text steht dann „Die E-Mail Empfänger wurden im Test System umgeschrieben! Die Original Email-Empfänger waren: …" — daran lässt sich der tatsächliche Empfänger ablesen, ohne ein zweites Postfach zu brauchen.

Was in der Bestellbestätigung an den Kunden steht

Im Auslieferungszustand enthält die Mail an den Kunden nur eine kurze Danksagung — keine Positionen, keine Summen, keinen Rabatt.

Ändern lässt sich das auf zwei Ebenen:

Was	Wo	Wer
Wortlaut der E-Mail	Grundkonfiguration \ Einstellungen \ E-Mail Inhalte	Sie selbst
Positionsauflistung in der Kundenmail	eigenes Template	Ihr Projektleiter bei DeDeNet

Die Positionen lassen sich also mitschicken — dafür wird ein Template hinterlegt, und das übernimmt der Projektleiter. Wenden Sie sich dazu an Ihren Ansprechpartner bei DeDeNet.

Die interne Benachrichtigung an den Innendienst führt die Positionen dagegen von Haus aus auf.

Betreffzeilen weichen von den Templatenamen ab

Beim Zurücksetzen des Kennworts ist das belegt:

Template	Betreff der E-Mail
Passwort vergessen	Anforderung - Passwort zurücksetzen
Passwort zurücksetzen	Bestätigung - Passwort zurückgesetzt

Wer eine E-Mail anhand ihres Betreffs einem Template zuordnen will, sucht also unter einem anderen Namen. Bei den übrigen Templates ist der Betreff nicht erfasst.