Mitarbeiter

Hier legen Sie die Mitarbeiter an, die entweder ein Gerät erhalten oder aber als Mitarbeiter aus dem ERP-System heraus einem Kunden zugeteilt werden (auch wenn diese kein Gerät erhalten). Sie können hier beliebig viele Mitarbeiter anlegen.

Datenbereitstellung für Roll-Out: Wenn Sie sich noch auf der Übersichtsseite befinden haben Sie rechts unten die Möglichkeit „Datenbereitstellung für Roll-Out“ auszuwählen. Hier haben Sie Möglichkeit für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Daten bereitzustellen. Sie können diese Funktion für den Roll-Out benutzen, aber auch zur Verteilung von Anpassungen / Änderungen im DeDeSales Web-Backend.

Einen neuen Mitarbeiter legen Sie das Plus an. Einen bestehenden kann man bearbeiten oder löschen, indem man den gewünschten Eintrag auswählt und entsprechend bearbeitet.

Daten eingeben

An dieser Stelle werden erst mal die Grunddaten des Mitarbeiters erfasst, wie Mitarbeiternummer, Name und E-Mail-Adresse. Je mehr Informationen hier hinterlegt werden, desto einfacher ist der Support durch DeDeNet.

Exchange Postfach

Wenn Sie die Lizenz zum Synchronisieren des E-Mail-Verkehrs des ADM mit DeDeSales erworben haben, tragen Sie hier bitte das Exchange Postfach des Mitarbeiters ein. Die Synchronisation erfolgt alle 4 Stunden anhand der E-Mail-Adresse.

Kultur

Die Kultur ist ein Pflichtfeld, da es im SAAS Bereich die Möglichkeit mehrerer Sprachen gibt. Haben Sie mehrere Sprachen angelegt und die Kultur des Mitarbeiters ist z. B. Französisch, dann können Sie eine Fallback-Kultur hinterlegen für Begriffe, die in der Französischen Sprache noch nicht übersetzt wurden.

Geräte und Rolle

Geben Sie dem Mitarbeiter eine entsprechend vorab definierte Rolle und ggf. ein Gerät. Da es auch Mitarbeiter ohne Geräte geben kann, ist Gerät kein Pflichtfeld.

Vorgesetzter

Hier muss der Vorgesetzte eingetragen werden, wenn dieser die Termine oder Besuchsdaten des Mitarbeiters einsehen soll. Der Vorgesetzte muss zuvor als Mitarbeiter angelegt werden.

Weitere Eigenschaften

Weisen Sie dem Mitarbeiter unter Umständen noch folgende Eigenschaften zu:

1. Testanwender können Aufträge erfassen, diese werden aber nicht an das ERP System übergeben.

2. Soll ein Mitarbeiter alle Kunden sehen können, dann wählen Sie den entsprechenden Haken. Beachten Sie aber bitte, dass damit ggf. sehr viel Speicher auf dem Server und/oder dem Gerät verbraucht wird.

3. Soll ein Mitarbeiter auch die Belege zu unbetreuten Kunden (die nicht über das ERP-System zugewiesen sind), z. B. durch eine Vertretung, bekommen, setzen Sie den Haken.

4. Möchten Sie den Mitarbeiter nur anlegen, er soll aber noch keine oder in Zukunft keine Daten bekommen, dann aktivieren Sie diesen Haken.

5. Möchte der Mitarbeiter die ausgehenden Mails oder Faxe auch an seine persönliche Adresse gesendet bekommen, muss der Haken gesetzt sein sowie eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein (nicht das Exchange-Postfach!).

6. Um Spesen- oder Tagesberichte für den Mitarbeiter über das Backend zu erstellen, ist der Haken Mitarbeiterberichte erstellen zu setzen.

Typ

Geben Sie dem Mitarbeiter ggf. einen anderen Typ, wenn er z. B. nur das Backend benutzt und Sie den Backendzugriff einschränken möchten.

Benutzer

Wenn es für den Mitarbeiter auch einen Web-Backend Benutzer gibt, tragen wählen Sie hier bitte den entsprechenden Benutzer aus. Lassen Sie das Feld ansonsten leer. Siehe auch Einschränken des Datenzugriffs für Backend User.

Artikelliste

Diese können Sie dem Mitarbeiter zuweisen, wenn nur Artikel aus der zuvor erstellten Liste gesehen werden sollen.

Mit dem Assistenzschritt „Speichern / Weiter“ kommen Sie in den nächsten Abschnitt.

Messe anlegen                   

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit einzelnen Mitarbeitern für einen definierten Zeitraum zusätzliche Kunden auf dem Gerät zur Verfügung zu stellen. Wir empfehlen Ihnen den Messezeitraum um 2-3 Tage vor Messebeginn und 2-3 Tage nach Messeende zu erweitern, da unter Umständen die Datenübertragung etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt und der Mitarbeiter sich ggf. auf die neuen Kunden vorbereiten möchte oder nachträglich Aktivitäten vornehmen möchte.

Sie können Sie eine Messe mit dem Plus hinterlegen.

Sie geben die Daten der Messe zzgl. der Puffertage ein und können dem Mitarbeiter Belege aus den Kunden unter Kundenliste mitgeben. Diese werden mit Beginn des Zeitraums dem Gerät zur Verfügung gestellt und nach Ablauf des Zeitraums automatisch vom Gerät des Mitarbeiters wieder gelöscht. Das heißt, es ist nicht notwendig die Einträge zu löschen, kann aber natürlich trotzdem gemacht werden. Abgelaufene Messen werden rot dargestellt.

Bereits getätigte Einträge können über das Stiftsymbol angepasst werden.

Vertretung anlegen

Im Krankheits- oder Urlaubsfall kann es notwendig sein, dass ein Mitarbeiter Kunden von anderen Mitarbeitern übernehmen soll. Sie brauchen dann keine Änderungen im SAP bei der Kundenzuordnung vorzunehmen, sondern legen dazu über das Plus eine Vertretung an.

Sie geben über die Datumsauswahl (1) und (2) den Gültigkeitszeitraum der Vertretung ein. Anschließend entscheiden Sie, ob der Mitarbeiter die Kunden eines anderen Mitarbeiters komplett übernehmen soll (3) oder ob nur bestimmte Kunden übernommen werden sollen (5). Einzelne Kundennummern werden mit Enter getrennt untereinander geschrieben.

Postleitzahlbereiche (4) können auf mehrere einzelne Postleitzahlen, z.B. 37154 (eine PLZ pro Zeile) oder Postleitzahlbereiche, z.B. 30000-39999 eingegrenzt werden.

Mit „als betreut kennzeichnen“ (6) können Sie die Belege der ausgewählten Kunden an den Mitarbeiter übergeben.

Die Daten werden mit Beginn des Zeitraums dem Gerät zur Verfügung gestellt und nach Ablauf des Zeitraums automatisch vom Gerät wieder gelöscht. Das heißt, es ist nicht notwendig die Einträge zu löschen, kann aber natürlich trotzdem gemacht werden. Getätigte Einträge können über das Stiftsymbol angepasst werden.

Unterschriftsbild bearbeiten

An dieser Stelle kann die Unterschrift des Mitarbeiters für Refundaufträge hinterlegt werden.

Auftragserfassung (Retoure)

An dieser Stelle geben Sie an, ab welchem Erreichen der Gutschriftenquote der Mitarbeiter einen zusätzlichen Hinweis erhalten soll. Zusätzlich kann der Ausgabetext im DeDeSales Client farblich angepasst werden. Dazu können hier entsprechende Werte konfiguriert werden.

Beachten Sie an dieser Stelle bitte die Abhängigkeiten zu "Grundkonfiguration > Einstellungen > Zeitraum zur Berechnung der Gutschriftenquote": Hier legen Sie den Zeitraum fest, der für die Berechnung (Gutschriften / Aufträge) herangezogen wird.

Grundkonfiguration > Rollen > Gutschrift: Mit dem Recht „Gutschrift nur nach Auftrag möglich“ kann gesteuert werden, ob zur Verbesserung der Gutschriftenquote zumindest ein Auftrag vorher erfasst werden muss. Folgende Einstellmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

Nein - Die Erfassung ist immer möglich.

Ja - Vorher muss ein Auftrag angelegt worden sein.

Optional - Der Mitarbeiter erhält eine Rückfrage, falls vorher noch kein Auftrag angelegt wurde.

Bei Ja und Optional gilt es zu berücksichtigen, dass der Mitarbeiter die Logik im Client austricksen kann, in dem er zunächst einen Auftrag anlegt, danach eine Gutschrift und anschließend den Auftrag wieder löscht.

Bei Optional muss, sofern kein Auftrag angelegt wurde, der Mitarbeiter entweder einen Gutschriftengrund auswählen oder eine freie Notiz erfassen. Die Gutschriftengründe sind in den Code-Tabellen (Bereich: Reklamationsgrund) zu pflegen.

Multigeräte

Unter diesem Punkt können Sie einem Mitarbeiter bis zu 2 weitere Geräte zuweisen. Die Geräte, die hierüber angelegt werden, werden nicht in der Lizenz berechnet. Die Gerätenummer wird automatisch generiert, lesen Sie hierzu ggf. den Abschnitt Modell.

Sie schalten das Gerät über den Button frei und es wird eine neue, zufällige Gerätenummer generiert und als QR-Code angezeigt.

Sie erhalten die Möglichkeiten, die Installation über den QR-Code vorzunehmen, das Gerät zu löschen oder das Gerät freizuschalten.

Beachten Sie bitte den Hinweis, dass Tagesberichte, Spesen, Besuche und -berichte auf einem Zweitgerät nicht erfasst werden können.